Voorraad reserveren icm koppeling exact online handel (alternatief voor offertes van BO V1)

DriftedDrifted Berichten: 4 Member

Ik heb het volgende probleem door het wegvallen van de V1 backoffice. Ik krijg nu namelijk voorraad verschillen. Omdat voorraad of offerte in V2 niet meer wordt gereserveerd zoek ik een oplossing om voorraad verschillen tegen te gaan. Ik wil een vragen of er ervaringen of misschien wel apps of maatwerk is wat een oplossing kan bieden voor mijn situatie.

De huidige situatie is als volgt. Lightspeed is met de koppeling van webwinkelfacturen.nl gekoppeld aan Exact Online Handel. Exact is leidend voor de voorraad niveau's.

Orders in Lightspeed worden gelijk voorzien van een factuur. En deze facturen gaan door naar Exact. Lightspeed had de voorraad al afgeboekt en na het printen van de factuur in Exact is de voorraad weer gelijk maar wordt ook weer gesynchroniseerd ivm de wijziging in exact. Dus na synchronisatie is het ook weer gelijk. Dit werkt perfect zo!

Nu zit hem de uitdaging echter in het maken van een offerte. Nu de V2 backoffice is het zo dat een offerte niks doet met voorraad reserveren. En dat is precies wat wij missen en waar ik een alternatief voor zoek.

Ik wil namelijk een voorstel naar een klant kunnen maken wat ik nog kan aanpassen, maar wel dat de voorraad gereserveerd staat en blijft.

In de backoffice V1 was dat ook precies wat er gebeurde. De aantallen op een offerte werden in mindering gebracht in lightspeed. (en bij het verwijderen van de offerte weer verhoogd) En zelfs de voorraad synchronisatie van de koppeling hield keurig rekening met de aantallen op de offertes. De synchronisatie was: (voorraad exact) - (aantallen op offertes) = (voorraad lightspeed)

Echter nu in V2 is de voorraad op offertes dus niet gereserveerd. Hiermee loop ik het risico iets aan te bieden wat in de webshop nog voorraad blijft staan en dus gekocht kan worden zolang de offerte niet definitief is.

Ik gebruik offertes namelijk o.a. voor dag klanten. Ik opende in V1 een offerte op naam van de klant en scande daar alle producten op die ze gedurende de dag aanschaffen. En aan het eind van de dag maak je dan 1 order per klant. En die bon konden ze ook keurig terug vinden in hun account en desgewenst zelfs via de checkout betalen.

Eigenlijk gebruikte ik het offerte systeem als een soort kassa met fijne eigenschap dat klanten alle aankopen in hun account te zien krijgen. Zoals een omnichannel zou moeten werken naar mijn idee.

Ik heb al diverse opties bekeken, maar allen met beperkingen:

ORDERS MAKEN ZONDER FACTUUR Dat zou nu de meest logische optie zijn. De instelling veranderen dat facturen ipv bij aanmaken order pas aangemaakt worden bij betaling. Dat zou prima werkbaar zijn. Echter is het lastige punt dat de voorraad synchronisatie blijkbaar deze voorraad op deze orders zonder facturen niet kan benaderen. En zonder factuur ziet weet exact niks van deze voorraad deze orders. Dus als er dan gesynchroniseerd wordt staat er een verkeerde (te hoge) voorraad in Lighspeed. Dat wil ik ten alle tijde voorkomen.

Helaas ben ik technische niet onderbouwd genoeg om hier de (on)mogelijkheden te vinden. Feit dat de combinatie lightspeed en webwinkelfacturen dit niet gaan realiseren. Als voorraad op niet gefactureerde order meegenomen kan worden zou dat een uitkomst zijn. Zie ook optie 4.

LIGHTSPEED RETAIL/KASSA Ik realiseer me dat ik de offertes in V1 gebruikte om eigenlijk als een soort kassa dienst te doen. Met als voordeel dat klanten hun order in hun account terug kunnen vinden.

Echter is een losse kassa of lightspeed retail niet ideaal. Allereerst is het lightspeed omnichannel eigenlijk bedoeld om van retail snel een webshop te kunnen maken. Het retail pakket is leidend. Als ik over wil naar retail moet ik de complete website opnieuw gaan opbouw vanuit de nieuwe retail licentie. En dan nog is het niet ideaal omdat retail dan leidend wordt. Ofwel alle historie in de ecom komt te vervallen. En ook voor toekomstige orders in retail geld dat deze niet zichtbaar worden in de klant account op de website. In mijn ogen juist de kern van een omni channel beleving.

Lightspeed spreekt wel de wens en visie uit om hier een betere ingratie wensen. En ook een betere migratie van huidige ecom klanten naar omni channel is een aandachtspunt. Maar hier worden geen termijnen benoemd en ik zit nu met dit probleem.

Ik verwacht niet dat er externe kassa opties zijn die en voorraad reserveren en ook order terug schrijven naar een lightspeed order.

OFFERTES/RESEVERING VIA EXTERN SYSTEEM. Dit nu de de overweging. Ik zou locale order kunnen verwerken direct in exact. Hier wordt voorraad dan wel gereserveerd. Nadeel is dat exact wat minder uitgebreid is als de webshop in product omschrijven en ook prijzen zijn niet gesynchroniseerd dus het zou slordig zijn als deze afwijken van de webshop. Maar het grootste nadeel zou ik nog vinden dat ook hier een order niet zichtbaar wordt in de klantaccount op de website.

Is er wellicht een app / kassa / systeem wat offertes kan maken en ook de voorraad synchroniseert?

ANDERE (INSTELLING) KOPPELING. Dit is het laatste wat ik zelf nog kan bedenken. Dat er een andere koppeling gerealiseerd wordt of een andere instelling workflow gemaakt wordt.

Het zal er hier om draaien dat voorraad op een order welke geen factuur is, dus welke eigenlijk gereserveerd staat, meegenomen kan worden in de voorraad synchronisatie vanuit exact naar lightspeed om hier sluitend te zijn en geen verschillen te krijgen zodra er offertes/orders open staan.

Hier ben ik technisch niet in onderleg. Ik hoop zelf dat er hier mogelijkheden zijn. En vooral hier vraag ik om jullie ervaringen met jullie workflow.

Sorry voor de lap tekst. Maar het zit hem hier in de details. dus ik zoek echt de mensen met ervaring die mij kunnen helpen.

Professional kunnen mij bereiken via info (@) drifted.nl


Feit is dat ik iets moet veranderen dus alle input is welkom.

2 reacties

  • CelticWebMerchantCelticWebMerchant Berichten: 167 Member ✭

    Ik kan je helaas niet helpen, maar goed dat je zo uitgebreid omschrijft wat je als mogelijke oplossing ziet. Succes!

    (Reactie om topic weer bovenaan te plaatsen)

  • DriftedDrifted Berichten: 4 Member

    Dank voor uw reactie. Het gaat inderdaad om de details om een goed werkende voorraad weergave op de site te hebben.

    Wellicht kunnen wenig mij helpen met mijn specifieke situatie. Maar ik ben wel benieuwd hoe anderen hun voorraad en administatie met Lightspeed gekoppeld hebben. Misschien geeft me dat nieuwe inzichten.

    Zoals ik hierboven ook al afsloot is all input welkom.

Log In of Registreer om te reageren.