FAQ: Producten importeren (Retail)

Roel JongejanRoel Jongejan Member, Lightspeed Staff Berichten: 22 Lightspeed
26 november aangepast in Tips, tricks en how-to’s

Hallo iedereen!

Vorig jaar schreef Nynke een uitgebreid FAQ-artikel op deze community voor het importeren van items in eCom.

We merken dat er nog steeds veel vragen zijn over het importeren van items in Retail, vooral omdat de regels en het format van het bestand anders is dan bij eCom. Dit artikel zal in zekere mate gelijk zijn aan het artikel van Nynke, maar dan met veranderingen en extra toevoegingen wat betreft het importeren in Retail.

In deze post vind je antwoord op de volgende vragen:

  • Waarvoor gebruik je een item import?
  • Wat is een CSV-bestand?
  • Wat is een scheidingsteken? Maakt het uit welk scheidingsteken ik gebruik?
  • Hoe moet ik een exportbestand openen?
  • Hoe sla ik een CSV-bestand op?
  • Wat is UTF-8?
  • Ik kan bij het openen en opslaan van het bestand geen scheidingsteken kiezen, waarom?
  • Als ik mijn CSV-bestand open staat alle informatie in één kolom, waarom?
  • Mijn hele sheet light overhoop. Valt er nog wat te redden of moet ik het bestand weggooien?
  • Waarom moet ik Microsoft Excel vermijden als ik ga importeren?
  • Ik wil graag mijn voorraden aanpassen of toevoegen via een import, kan dat?
  • Welke kolommen moeten verplicht in het importbestand staan?
  • Zit er een limiet aan hoeveel producten ik tegelijk kan importeren?
  • Moet ik verplicht de namen van de kolommen aanhouden zoals in jullie voorbeeld?
  • Waarom kloppen mijn EAN codes niet? Waarom staat er overal EAN+12?
  • Het knopje 'Nieuwe import' in Retail staat op grijs en kan niet aangeklikt worden. Wat moet ik doen?
  • Hoe kan ik afbeeldingen importeren voor mijn producten in Retail?
  • Waarom is mijn import fout gegaan?
  • Hoe kan support jou het beste helpen met je importproblemen?
  • Algemene tips en waarschuwingen

Waarvoor gebruik je een item import?

Om een grote hoeveelheid productinformatie in één keer in het systeem te krijgen of bij te werken kun je een import doen. Dit is dus bedoeld om nieuwe items aan te maken, of bestaande items te updaten. Om te importeren gebruik je een CSV-bestand, hierin staat alle data die je wilt importeren in je Retail account. Dit bestand upload je in je Retail account via Voorraad > Items importeren. Vervolgens kom je op een scherm waar je moet aangeven of je nieuwe items toevoegt of bestaande items bijwerkt, en waar alle kolommen voor staan. Instructies voor deze laatste stap vind je in de handleiding: Items importeren met de item import tool

Wat is een CSV bestand?

CSV staat voor Comma-Separated Values. Dit is een bestand met rijen tekst, waarbij de waardes van elkaar worden gescheiden door middel van een scheidingsteken, bijvoorbeeld een komma of punt-komma. Als je zo’n bestand opent in een programma als Microsoft Excel of LibreOffice, dan wordt dit bestand uitgelezen en wordt de data automatisch in kolommen geplaatst. Wat bepaalt wat in elke kolom staat? Overal waar een komma / puntkomma staat begint het systeem automatisch met een nieuwe kolom. Het scheidingsteken geeft dus letterlijk aan waar data van elkaar gescheiden worden.

Stel, je hebt een CSV-bestand en je opent dit in een tekst editor als notepad. Je krijgt het volgende te zien:

Wat valt hier op?

  1. Alle data zijn achter elkaar geplaatst.
  2. Je ziet op verschillende plekken puntkomma’s staan.

Nu open je dit bestand in LibreOffice. Het eerste wat LibreOffice aan je vraagt is: “Hoe moet ik deze tekst nou interpreteren? Hoe moet ik mijn kolommen indelen?” Er wordt je dus gevraagd om het scheidingsteken aan te geven. Je geeft aan dat dit een puntkomma is. Perfect! Nu kan LibreOffice de data weergeven op een manier die voor jou overzichtelijk is.

Ter illustratie. Dit tekstbestandje:

wordt als volgt getoond in LibreOffice:

Een CSV-bestand is dus puur tekst, dat je door speciale software kunt laten uitlezen zodat het voor jou te begrijpen is. Je moet de software alleen wel vertellen hoe het deze tekst moet tonen.

Wat is een scheidingsteken? Maakt het uit welk scheidingsteken ik gebruik?

Een scheidingsteken in een CSV-bestand geeft aan waar data van elkaar gescheiden worden. Ja, het maakt veel uit welke je gebruikt! Stel, je wilt van alle producten de prijzen updaten. Grote kans dat je komma’s gebruikt om je decimalen van je prijzen aan te geven. Als je dit bestand opslaat en een komma instelt als scheidingsteken, dan wordt je prijs verdeeld over meerdere kolommen. Hetzelfde gebeurt als je gebruik maakt van meerdere variantopties in een productset en die scheidt met komma’s, of wilt verschillende afbeeldingen tegelijk importeren. Als je ooit een CSV-bestand hebt proberen te uploaden waarbij alle data versprongen waren, nu weet je waarom.

Hoe moet ik een exportbestand openen?

Bij het openen van een CSV-bestand wordt automatisch de standaardsoftware gebruikt op jouw computer. Als je je bestand in een ander programma wil openen klik je met je rechtermuisknop op het bestand en klik op “Openen met”. Vervolgens selecteer je het programma naar wens. Als je met LibreOffice werkt moet je daarna de instellingen selecteren, dit zijn:

  • Tekenset: UTF-8
  • Scheidingsteken: , (selecteer alleen komma!) 
  • Tekstscheiding: "

Hoe sla ik een CSV-bestand op?

Als je klaar bent met het wijzigen van je CSV-bestand, dan moet je het met de juiste instellingen opslaan. Als je gebruik maakt van LibreOffice slaat het programma het bestand vaak op als ODF (Open Document Format). Je moet dan CSV selecteren als format. Vervolgens selecteer je het scheidingsteken, door bij het opslaan “Edit filter settings” te selecteren:

Wat is UTF-8?

UTF-8 is een tekenset die ontwikkeld is zodat een computer verschillende talen correct kan weergeven. Een computer kan namelijk niet goed overweg met speciale tekens zoals é ë of ø. Voorbeeld: een Franse computer is zo ingesteld dat Franse tekst geen probleem is, maar die weet zich weer geen raad met een ñ. Daarom is UTF-8 ontwikkeld, zodat alle computers alle tekst op dezelfde manier coderen en decoderen. We raden aan om altijd de tekenset Unicode UTF-8 te selecteren bij het importbestand, voor het geval je items hebt waarbij vreemde speciale tekens in de titel zitten.

Ik kan bij het openen en opslaan van het bestand geen scheidingsteken kiezen, waarom?

In dit geval maak je gebruik van software waarbij dit niet of moeilijk kan. Dit is het geval als je Microsoft Excel, Numbers of Google Sheets gebruikt. Daarom raden wij altijd aan met een programma als LibreOffice te werken, waarbij je de instellingen makkelijk aan kunt passen.

Als ik mijn CSV-bestand open staat alle informatie in één kolom, waarom?

Soms open je een bestand en krijg je zoiets te zien:

Bij het openen van een CSV-bestand moet je allereerst aangeven welk scheidingsteken gebruikt wordt zodat de software jouw data goed kan tonen. Als je vervolgens klaar bent met het bewerken van je bestand kun je ook weer aangeven met welk scheidingsteken dit bestand moet worden opgeslagen. Bij het opslaan van dit bestand stond een komma ingesteld. Als je zo’n bestand vervolgens weer opent en dan geen komma selecteert als scheidingsteken, dan krijg je dus te zien wat er op bovenstaande screenshot staat. 

Mijn hele sheet ligt overhoop. Valt er nog wat te redden of moet ik het bestand weggooien?

In dit geval kun je vaak beter overnieuw beginnen. Je kunt met LibreOffice wel meerdere scheidingstekens aangeven, maar dan loop je dus het risico dat al je data op willekeurige plekken versprongen zijn. Als je bij je producten bijvoorbeeld soms gebruik maakt van een productset met meerdere opties, maar niet altijd, dan weet je dat bij sommige rijen die data versprongen zijn en bij andere niet. Je zult in dat geval handmatig alles moeten doorlopen om te kijken of het nog goed staat. Als je echter een bestand hebt waarin je weinig/geen data hebt staan met komma’s, bijvoorbeeld als je je voorraden wilt updaten, dan moet dit geen probleem zijn. Let er vervolgens wel op dat je bij het opslaan alleen puntkomma selecteert als scheidingsteken.

We raden altijd aan om te werken vanuit het voorbeeld CSV-sjabloon. Deze kun je altijd downloaden vanuit Retail als je naar Voorraad > Items importeren gaat. Hier staan ook gelijk voorbeelditems in zodat je aan de hand van dit voorbeeld je items in het bestand kunt zetten, en ook gelijk het verschil tussen normale items en matrix items.

Waarom moet ik Microsoft Excel vermijden als ik ga importeren?

Microsoft Excel is een fantastisch programma om mee te werken, maar als je het wilt gebruiken om producten te importeren is het niet ideaal. Dit komt met name door drie redenen:

  • Scheidingsteken: Als je een CSV-bestand opent en opslaat in Excel kun geen scheidingsteken kiezen.
  • Decimaalteken: Excel neemt automatisch de instellingen van je computer over. Dit houdt in dat als je in Europa woont, Excel er vanuit gaat dat jij een komma gebruikt als decimaalteken. Als je dan een CSV-bestand opent waarin bij al je prijzen punten staan, dan herkent Excel niet dat het om prijzen gaat. Wil je dan via een formule korting gaan bereken, dan krijg je een foutmelding. Je kunt hier omheen werken door die kolom anders in te stellen zodat het de prijzen anders uitleest, of je moet alle punten laten vervangen door een komma. In beide gevallen ben je vaak veel tijd kwijt.
  • Tekenset: bij Excel kun je ook de tekenset niet aanpassen. Als je alleen Nederlands of Engels in je shop hebt is dit nog niet zo’n probleem, maar met een taal als Duits of Frans gebruik je veel accenten in je teksten. Een computer heeft moeite met het uitlezen en tonen van letters met accenten. Daarom is de tekenset UTF-8 ontwikkeld. Als je die niet gebruikt en je slaat zo’n bestand op, dan komen er rare tekens in je teksten te staan.

Ik wil graag mijn voorraden aanpassen of toevoegen via een import, kan dat?

Retail is vrij streng op het gebied van voorraad, en kan niet zomaar aangepast worden. Dit is ervoor om te zorgen dat je voorraad altijd compleet en accuraat is. Dit is ook een stukje veiligheid voor bijvoorbeeld importfouten, diefstal en sabotage. Voorraden kunnen wel toegevoegd worden via een speciale import, de inkooporder. Naast de normale inkooporders in Retail kun je ook voorraden toevoegen via het tabje importeren. Hierbij kun je een voorbeeld CSV-sjabloon downloaden en deze vullen met nieuwe voorraden.

Let op: Het importbestand voor inkooporders heeft een andere indeling dan bij een normale import. Het is bij de inkooporder van belang dat de indeling van kolommen exact hetzelfde is als in het voorbeeldsjabloon. Mocht dit niet zo zijn, dan kan de import namelijk niet voltooien.

Welke kolommen moeten verplicht in het importbestand staan?

De kolommen bij een Retail import hoeven niet allemaal ingevuld te worden. Het verschilt echter wel of je een los item of een matrix-item wil importeren. Bij een los item is alleen de kolom Description verplicht, waarin je het item een naam geeft. Bij een matrix-item zijn Matrix Description, Matrix Attribute Set en de bijbehorende Attributes verplicht. We raden altijd aan om zoveel mogelijk kolommen gelijk in te voeren bij het importen, om je items in je kassasysteem zo compleet mogelijk te maken en eventueel handmatige aanpassingen in de toekomst te voorkomen.

Bij het toevoegen van voorraad door middel van een import raden wij ook zeker aan om altijd de inkoopprijs in te vullen. Als deze niet ingevuld wordt, zal het systeem denken dat je inkoopprijs 0 euro is, en zullen er marges van 100% in je rapporten verschijnen.

Zit er een limiet aan hoeveel ik tegelijk kan importeren?

Ja, je kunt 1000 rijen met nieuwe producten in één keer importeren. Dit geldt ook voor het bijwerken van producten.

Moet ik verplicht de namen van de kolommen aanhouden zoals in jullie voorbeeld?

Nee, op zich hoeft dit niet. Stel, je hebt een CSV-bestand met een kolom genaamd ‘btw’. Je kunt dan in het importscherm aangeven dat de kolom die in jouw bestand ‘btw’ heet, correspondeert met de kolom die wij ‘Tax’ noemen. In theorie moet dit altijd goed gaan, maar wij raden af om dit zo te doen. Waarom? In zo’n geval gebruik je vaak een extern CSV-bestand, wat meestal anders is geformatteerd dan eentje van ons. Als je zo’n sheet importeert komt de data vaak niet goed in ons systeem. De naam van de kolom is dus niet het probleem, maar hoe het bestand is opgeslagen.

Waarom kloppen mijn EAN codes niet? Waarom staat overal EAN+12?

Dit komt omdat je EAN codes vaak 13 cijfers zijn, daarom maakt Microsoft Excel hier automatisch +12 van. Als je met je muis op de cel gaat staan en naar de functiebalk er boven kijkt, dan zie je dat de oorspronkelijke EAN code onthouden is. Dit heeft dus te maken met de opmaak van de cel. In principe kan dit gewoon geïmporteerd worden als de EAN-code klopt. Je kunt dit oplossen door die cellen te formatteren als Getal:

Dit is ook een reden waarom we LibreOffice meer aanbevelen bij het maken van een importbestand. Hierin gebeurt dit namelijk niet.

Het knopje 'Nieuwe import' in Retail staat op grijs en kan niet aangeklikt worden. Wat moet ik doen?

Ga naar Voorraad > Items importeren en zoek naar de import waar “In afwachting van goedkeuring” bij staat. Deze kun je voltooien of annuleren en verwijderen. Vervolgens kun je een nieuwe import doen.

Hoe kan ik afbeeldingen importeren voor mijn producten in Retail?

Afbeeldingen zijn eenvoudig toe te voegen aan producten via imports. Je kunt op deze manier duizenden afbeeldingen tegelijk toevoegen aan je nieuwe items. Het is hierbij belangrijk dat alle afbeeldingen in één locatie (map) op je computer staan. Deze map wordt gebruikt bij de import om aan te wijzen waar alle afbeeldingen vandaan gehaald kunnen worden. Het importeren van afbeeldingen bij je items wordt stap voor stap uitgelegd in de volgende handleiding: Itemafbeeldingen importeren

Waarom is mijn import fout gegaan?

Retail zal bij een mislukte import altijd het aantal fouten in het importbestand weergeven, zoals je in de onderstaande afbeelding kunt zien. Je kunt het bestand met bijgevoegde fouten hierna downloaden. Het bestand zal hetzelfde eruit zien als je originele importbestand, maar dan met twee kolommen toegevoegd aan het begin. In deze twee kolommen worden de foutmelding en de aanbevolen actie weergegeven. Hierin zullen bijvoorbeeld zaken staan als "dit item staat al in je voorraad", "prijzen zijn met een komma in plaats van een punt geschreven", of "attributenset wordt niet herkend". In ditzelfde bestand kun je vervolgens bij de rijen waar de foutmeldingen staan dit corrigeren, en hetzelfde bestand uploaden om het opnieuw te proberen.

Het handige hiervan is dat het bestand niet geïmporteerd wordt als er ook maar één fout in zit. Er zal dus geen gedeeltelijk bestand geïmporteerd worden, waarna je moet uitzoeken wat wel en wat niet geïmporteerd is.

Hoe kan support jou het beste helpen met je importproblemen?

Mocht je na al deze informatie nog steeds geen idee hebben wat er steeds fout gaat met je import, neem dan gerust contact op met support! Omdat importproblemen zoveel uiteenlopen, willen we wel aan je vragen ons op de juiste manier te benaderen. Bij voorkeur doe je het volgende:

  • Stuur eerst altijd een ticket in via het helpcentrum, ook als je telefonisch contact met ons zoekt. Hou in dat geval je ticketnummer bij de hand. Als je vervolgens met iemand van support spreekt hebben wij meteen de juiste informatie bij de hand.
  • Voeg altijd het CSV-bestand waar je in aan het werk was bij dit ticket, dan kunnen wij het hier ook bekijken.
  • Als je telefonisch contact met ons zoekt, zorg er voor dat je Teamviewer op je computer hebt geïnstalleerd, voordat je contact met ons opneemt. Een download link vind je hier.
  • Voeg screenshots bij van de producten waarmee het mis is gegaan.
  • Voeg voorbeelden toe in je ticket van relevante producten.
  • Geef ons liever vijf voorbeelden dan één.
  • Wees zo duidelijk mogelijk in je probleemomschrijving.

Algemene tips en waarschuwingen:

  • Lightspeed heeft lange tijd OpenOffice geadviseerd voor het importeren, maar de ontwikkelaars van deze software zijn langzaam met updates. Daarom raden we aan gebruik te maken van LibreOffice. Deze software werkt nagenoeg hetzelfde als OpenOffice, en hoewel het een iets zwaarder programma is, werkt het stabieler.
  • Voordat je veel producten gaat aanmaken of bijwerken, test altijd eerst met 5-10 producten! Mocht er iets mis gaan met de import, dan kun je dit nog makkelijk herstellen. Ook als je hartstikke technisch bent, bespaar jezelf de hoofdpijn als je straks door een kleine fout handmatig 1000 producten moet verwijderen. Dit laatste kan namelijk niet in bulk en wij van Support hebben ook geen mogelijkheden om dit voor je te doen.
  • Nogmaals: je bent zelf verantwoordelijk voor enige negatieve gevolgen van verkeerd importeren. Wij kunnen geen backup terugzetten of je fouten zomaar terugdraaien.
  • In ons helpcentrum staat al veel informatie over importeren. De informatie in deze post is aanvullend. Lees bij voorkeur als je gaat importeren de volgende handleidingen door op ons helpcentrum. Die kun je vinden in de volgende link: Importeren

Mochten jullie nog vragen hebben bij deze FAQ, of mocht je feedback hebben, dan hoor ik dat graag in de reacties hieronder! Als er vragen ontbreken in FAQ die je er graag bij wilt zien, dan kun je dit aangeven in een reactie en dal zal ik het toevoegen. Ook bij foutjes (kan gebeuren) hoor ik het graag, dan kan ik het gelijk bewerken.

Veel succes met importeren! 😃

Post edited by Roel Jongejan on
Lightspeed
Roel Jongejan
Lightspeed Support Omnichannel + Restaurant
Lightspeed HQ

4 reacties

Log In of Registreer om te reageren.