Voorraadtellingen: veelgestelde vragen

Roel JongejanRoel Jongejan Member, Lightspeed Staff Berichten: 33 Lightspeed
december 2019 aangepast in Tips, tricks en how-to’s

Beste Lightspeed gebruikers,

Het is weer zover, de mooiste tijd van het jaar!

Winkeliers hebben het nu echter best wel zwaar.

Sinterklaas weet, de maand december is voor jullie extra druk.

Hopelijk brengen de volgende tips jullie meer geluk.

Groetjes Sint en Magazijnpiet 🎁

In december worden vaak voorraadtellingen uitgevoerd, en we krijgen bij Support hier vaak vragen over. Hierbij zal ik de meest gestelde vragen over het tellen van de voorraad behandelen, en ook nog wat extra tips meegeven.

De volgende punten zijn bij een voorraadtelling van belang:

  • Bij een volledige telling van je gehele voorraad is het van belang dat dit in één inventarisatie gebeurt. Hierdoor komen er onder Gemist de items te staan die je gemist hebt, die vervolgens op nul gezet kunnen worden, of nog een keer geteld kunnen worden.
  • Bij een gedeeltelijke telling van een bepaald merk of categorie is de lijst Gemist minder belangrijk, omdat hier ook producten van buiten je merk of categorie getoond worden. Het is hierbij belangrijk dat je NIET de items up nul zet die niet geteld zijn, omdat ze buiten je telling vallen.

Om een inventarisatie van een voorraad uit te voeren ga je in Retail naar Voorraad > Inventarisatie Voorraad > Nieuwe inventarisatie voorraad.

Uitgebreide informatie inclusief een video met stap-voor-stap uitleg kun je vinden in het volgende artikel:

Inventarisatie voorraad uitvoeren

Veelgestelde vragen:

Kan ik mijn voorraadtelling uitvoeren als mijn winkel open is?

Dit kan in principe wel, maar hierbij moet wel extra opgelet worden. Dit komt doordat klanten items kunnen verplaatsen zodat de telling die je zojuist uitgevoerd hebt voor dat item niet meer klopt. Medewerkers kunnen afgeleid worden tijdens het tellen van de voorraad als ze tussendoor klanten helpen. Als ze de telling vervolgens hervatten, kan het zijn dat de telling op een verkeerd item hervat wordt, waardoor items dubbel geteld of overgeslagen worden. Bij het verkopen van een item komt er in de telling wel een melding te staan naast het getelde item, wat goed hoort te gaan. Bij producten met die melding kun je het nog een keer extra nalopen om er zeker van te zijn dat het goed is gegaan bij de verkoop van het product.

Kan ik een gedeelte van de voorraad tellen, deze telling doorvoeren, en dan weer de rest van de voorraad tellen?

Dit kan zeker. Als je het eerste gedeelte van de telling doorvoert, wordt deze onder Telling en Totalen bewaard en komen niet meer onder Gemist te staan. We raden echter wel aan om voor gescheiden tellingen ook gescheiden inventarisaties te openen, zodat de Voorraadderving een beter beeld gevend per merk of categorie.

Kunnen meerdere mensen tegelijkertijd een voorraadtelling uitvoeren?

Dit kan, maar dan dient men wel ingelogd te zijn onder hun eigen gebruikersaccount, en dit dient dan met meerdere iPads en scanners te gebeuren. Het kan namelijk verwarrend zijn voor het als Jantje als Jantje inlogt, en Pietje als Jantje, omdat Jantje dan zich in twee verschillende plekken bevindt. Als er mogelijk fouten zijn in het tellen van de voorraad, kun je later ook zien welke medewerkers welk item geteld hebben.

Moet ik items tellen die gereserveerd zijn, in speciale orders of werkorders zitten?

Nee. Deze items zijn in principe al uit de voorraad gehaald omdat ze zich in een order bevinden. De voorraadtelling zal deze items daarom niet meerekenen. We raden aan in de winkel items die apart gehouden worden door een reservering, speciale order of werkorder ook op apart aangewezen plekken te houden, zodat deze niet per ongeluk geteld kunnen worden.

Zet Lightspeed automatisch bij de items die niet geteld zijn de voorraad op nul?

Nee, de voorraad hiervan blijft staan. In een voorraadtelling komen deze items wel in de tab "Gemist" te staan. Hier kun je dan eventueel de knop "Nul" gebruiken om de voorraad op nul te zetten. Je kunt de items negeren die je even niet wil tellen, of je kunt alsnog de getelde voorraad hier invoeren, mocht je deze vergeten zijn te tellen.

Archiveert Lightspeed automatisch de voorraad die als nul geteld is?

Nee, deze items blijven in je voorraad staan. Je kunt ze eventueel snel archiveren bij Instellingen > Snel Items Archiveren.

Hoe wordt de waarde van de gederfde voorraad voorraad berekend in de tab Voorraadderving.

De waarde van de items wordt gebaseerd op de ingevulde Standaard Inkoopprijs.

Kan ik mijn voorraadtelling uitvoeren op de iPad met een scanner?

Dit kan zeker! Het is ook nog eens de snelste manier om een telling van je voorraad uit te voeren. 😉Hierbij dien je in de iPad naar Manager te gaan, en onder Voorraad en Inventarisatie voorraad de juiste inventarisatie te openen, en de gekoppelde scanner te gebruiken om de barcodes van items te scannen, waarna ze geteld worden.

Kan ik een tellijst uitprinten op papier, en dit met de hand tellen?

Dit kan ook, dit kun je doen onder de tab Itemlijst printen in de open inventarisatie. Hierbij kun je een lijst printen waar de items gescheiden zijn op basis van categorie of merk, of gewoon van alles bij elkaar. De telling kun je vervolgens handmatig invoeren in dezelfde tab.

We hopen dat met de handleiding en deze tips de telling van de voorraad een stuk eenvoudiger en sneller zal gaan. Mocht je nog opmerkingen of vragen hebben over dit onderwerp, dan hoor ik het graag in de reacties. 🙂

Veel succes! 😄

Post edited by Roel Jongejan on
Lightspeed
Roel Jongejan
Lightspeed Support Omnichannel + Restaurant
Lightspeed HQ
Log In of Registreer om te reageren.