Wanneer wordt de voorraad gewijzigd in retail?

MirandaHaasMirandaHaas Member Berichten: 41

We werken met retail en e-com en mij is het onduidelijk wanneer de voorraad in retail wordt aangepast.

Is dat wanneer de klant betaalt, of wanneer wij de verzending aanmaken?

En wat wanneer iets op rekening verzonden is en de klant een maand later betaalt?

Ik ben op het moment openstaande posten aan het bijwerken in e-com (die met status 'wacht op betaling')en zie tot mijn schrik bij de ene order de artikelen in retail op de datum van vandaag als verkoop staan terwijl ze in november al verzonden waren, maar bij een andere order waarbij ik hetzelfde doe vind ik niks terug in retail.

Heeft dat tot gevolg dat de recent getelde voorraad (eindejaarsbalans 1 januari) na vandaag dus totaal niet meer zou kloppen? Zo ja, is er een andere manier om orders op voldaan te zetten die geen invloed heeft op de voorraad.

Magic Nails

meer dan plakken en lakken...

14 reacties

  • MarkMark Member Berichten: 100 ✭
    5 januari aangepast

    Hi Miranda,

    Het werkt als volgt:

    Als een online order geplaatst wordt en de order staat nog op 'Wachten op betaling' wordt de voorraad soort van apart gezet. Zodat de artikelen gereserveerd staan voor de klant die zojuist op 'Bestel nu' gedrukt heeft.

    Pas na aanmaak van de factuur in eCom (dus doorgaans automatisch NA succesvolle betaling) zie je de voorraadwijziging echter pas in Retail.

    Kortom: de voorraad verdwijnt (jammer genoeg) op magische wijze uit eCom om pas bij succesvolle betaling daadwerkelijk afgeboekt te worden in Retail. (Edit: of dus eigenlijk bij aanmaak van de factuur)

    Wij laten de orders 'Wachten op betaling' dus nooit te lang zo staan. Omdat het een vertekend beeld geeft op de webshopvoorraad. Artikelen met slechts 1 op voorraad zullen niet langer op voorraad staan online, terwijl ze dat in Retail wel zijn.

    ---

    De voorraad in Lightspeed Retail is dus ongewijzigd door deze orders. Het annuleren van deze Wachten op betaling-orders heeft ook geen invloed op de voorraad in Lightspeed Retail.

    Alleen de orders waarvoor een factuur is aangemaakt in eCom (en dus een kassabon/transactie in Retail) worden wel van de voorraad afgeboekt. Als je zelf facturen handmatig aanmaakt gebeurt dat dus pas op dat moment. Betaald of niet betaald maakt dan niet meer uit.

    Als je NU handmatig een factuur aanmaakt van zo'n order, vindt de daadwerkelijk afschrijving van de voorraad ook pas NU plaats.

  • MirandaHaasMirandaHaas Member Berichten: 41

    Bedankt!

    Het probleem is dat we ook soms 'op rekening' verzenden. Wanneer de klant iets vergeten is, of bij vaste klanten die telefonisch bestellen om een of andere reden.

    Dan maken we de order aan, zetten hem op verzonden (in de veronderstelling dat dan ook de voorraad er daadwerkelijk af ging) en pas later, wanneer ik de boekhouding verwerk en de betaling op de bank binnen heb zet ik die op 'betaald'.

    Met de eindcontrole van 2019 hadden we dus orders met de status 'wachten op betaling', maar wel op 'verzonden' staan.

    Ik wil die eigenlijk op 'betaald' zetten zonder dat er iets met de voorraad gebeurt en zonder dat de klant hier bericht van krijgt. De voorraad is net geteld en wil ik niet wijzigen en de klant heeft het al een paar weken geleden betaald, die wil ik nu niet automatisch mailen.

    Dit gaat dus eigenlijk niet begrijp ik? Enige optie is dan die betreffende artikelen handmatig weer verhogen in de voorraad in retail?

    Magic Nails

    meer dan plakken en lakken...

  • MirandaHaasMirandaHaas Member Berichten: 41

    Ik kan 'wachten op betaling' niet annuleren in dit geval omdat wel daadwerkelijk verzonden is en ook echt nog betaald miet worden.

    Magic Nails

    meer dan plakken en lakken...

  • J_BinsbergenJ_Binsbergen Moderator, Lightspeed Staff Berichten: 123 moderator

    @MirandaHaas In deze situatie is het verstandig om zulke orders in eCom aan te maken met de betaalmethode Betalen op rekening/factuur of Bankoverschrijving. Bij deze betaalmethodes wordt de voorraad in retail namelijk wel direct bijgewerkt.

    Zie ook: https://retail-support.lightspeedhq.com/hc/nl/articles/228840207-Verkooptransacties-beheren-in-eCom

  • MirandaHaasMirandaHaas Member Berichten: 41

    Dat zou inderdaad de ideale oplossing zijn!

    Werkt dat ook met Lightspeed Payments of moet ik daar een betaalmethode voor toevoegen?

    Ik kan nu hieruit kiezen bij het maken van een offerte/order:


    Magic Nails

    meer dan plakken en lakken...

  • J_BinsbergenJ_Binsbergen Moderator, Lightspeed Staff Berichten: 123 moderator

    Dit werkt ook met Lightspeed Payments, kies hiervoor de bankoverschrijving. Mollie verzorgt dan de betaalinstructies en een directe betaallink voor de klant.

  • MirandaHaasMirandaHaas Member Berichten: 41

    Ok, dan is dat mijn probleem!

    Ik koos hier altijd voor 'klant kiest betaalmethode' omdat ik niet wist hoe de klant zou gaan betalen. Nou, hartstikke bedankt voor je reacties, dan is het simpel opgelost voortaan als dan de producten wel direct uit de voorraad gaan.

    Super! Fijne dag nog :)

    Magic Nails

    meer dan plakken en lakken...

  • MarkMark Member Berichten: 100 ✭

    Nog een kleine kanttekening: de voorraad wordt volgens mij afgeboekt zodra er een factuur wordt aangemaakt. Niet wanneer die als status 'Betaald' krijgt. Je kunt eventueel even een paar testbestellingen maken ;)

  • MirandaHaasMirandaHaas Member Berichten: 41

    Mark, dat dacht ik aanvankelijk ook, maar dat blijkt niet zo te zijn. Ik zette afgelopen weekend diverse facturen van 'wachten op betaling' naar 'betaald' en daardoor kwam ik erachter dat dit invloed op de voorraad had.


    Off topic: jouw handtekening vraagt gewoon om te klikken :)

    Magic Nails

    meer dan plakken en lakken...

  • TwanHurkmansTwanHurkmans Member Berichten: 7

    Volgens mij gaat er nog meer fout met de voorraad in Ecom in multichannel omgeving:

    Voorbeeld: een klant besteld een artikel en betaald. In dit geval wordt de voorraad verminderd in beide systemen. De klant besluit af te zien van de koop en er wordt een credit factuur aangemaakt: de voorraad wordt positief gecorrigeerd in beide systemen. Nu wil ik deze order als geannuleerd in het systeem beschouwen, aangezien deze anders open blijft staan. Na annulering van de order wordt de voorraad in retail niet aangepast (lijkt me goed), echter de voorraad in Ecom is wel verhoogd, waardoor we nu opeens meer kunnen verkopen dan we op voorraad hebben. Dit lijkt me dus niet goed. Of moet ik dit op een andere manier oplossen?

  • MaartjeMaartje Administrator, Moderator, Lightspeed Staff Berichten: 273 moderator

    Hi @TwanHurkmans; een creditfactuur aanmaken én een order annuleren is twee keer eenzelfde handeling. Door de order in dit voorbeeld enkel te annuleren, wordt er ook een creditfactuur aangemaakt en de voorraad éénmalig teruggeplaatst in zowel Retail als eCom.

    Lightspeed
    Maartje Tindemans
    Lightspeed Support Omnichannel
    Lightspeed HQ
  • TwanHurkmansTwanHurkmans Member Berichten: 7

    Dankjewel voor de reactie. Bij annuleren van de order wordt er volgens mij niet automatisch via iDeal terugbetaald, of in ieder geval is die mogelijkheid er niet?

  • MirandaHaasMirandaHaas Member Berichten: 41

    Nee klopt. Dan wordt niet terugbetaald.

    Ik maak een creditnota en betaal terug via ideal. De order blijft dan op afgerond staan, dat is voor mij voldoende, ik beschouw hem ook echt als afgerond.

    De voorraad in retail en in e-com klopt dan weer.

    Magic Nails

    meer dan plakken en lakken...

  • TwanHurkmansTwanHurkmans Member Berichten: 7

    Dankje. Maar als de order nog niet is geleverd blijft deze op status 'te verzenden'. Daarom wilde ik deze nog annuleren.

Log In of Registreer om te reageren.