Bijwerken van je items via een import in Retail

Roel JongejanRoel Jongejan Member, Lightspeed Staff Berichten: 33 Lightspeed

Hallo allemaal!

Mocht je het nog niet gemerkt hebben: het importlimiet voor Retail is nu verhoogd naar 10.000 items per importbestand! Dit is goed nieuws, vooral als je vaak de import tool wil gebruiken voor het toevoegen of bewerken van bestanden.

In dit nieuwe artikel zal ik uitleggen hoe je je items kunt bijwerken in Retail, en wat hier allemaal bij komt kijken. Hierbij zal ik de importeerbare (en niet-importeerbare) velden in het importbestand behandelen, en zal ik nog veel voorkomende scenario's uitleggen met behulp van wat voorbeelden.

Let op: Sommige zaken die niet door middel van een Import bijgewerkt kunnen worden, kunnen wel handmatig in de Retail backoffice bijgewerkt worden. Hierover meer bij de uitleg van de velden.

Het uploaden van een importbestand

Als je via de Item Import tool een importbestand wil uploaden, wordt je gevraagd naar het gedrag van het bestand en de overeenkomst van velden. Bij het importgedrag kun je ervoor kiezen om nieuwe items toe te voegen, bestaande items bij te werken, of om allebei met één import te doen. Hoewel het mogelijk is om allebei tegelijk te doen, raden we eigenlijk altijd aan om gescheiden imports voor beide acties te gebruiken. Dit met name om verwarring en mogelijk veel correctiewerk te voorkomen, mocht de import fout gaan.

Je kunt bij de overeenkomst van velden invullen waar de verschillende items op herkend moeten worden. Dit kun je doen met de System ID, UPC, EAN, Custom SKU, Manufacturer SKU). We raden hierbij aan om zoveel mogelijk de System ID te gebruiken. Deze is aangemaakt door Lightspeed en is uniek per item. Hierbij weet je zeker dat de import het goede item bijwerkt, mocht je bijvoorbeeld twee items met dezelfde barcodes hebben in je voorraad.

Overzicht van bewerkbare velden in een item import

De meeste velden in een item import kun je gebruiken om items mee bij te werken. Hierbij een overzicht van deze velden:

Description, UPC, EAN, Custom SKU, Manufacturer SKU, Vendor, Vendor ID, Brand, Default Cost, Default Price, MSRP Price, Online Price, Discountable, Taxable, Tax Class, Item Type, Publish to eCom, Serialized, Category, Subcategory, Clear Existing Tags, Add Tags, Note, Display Note, Archive, Featured Images, Image, Shop Reorder Point, Shop Reorder Level

De overige velden zijn niet-bewerkbaar met een import. Ze kunnen wel gebruikt worden om nieuwe items aan te maken, maar daarna niet meer. Deze velden zijn:

System ID, Matrix Description, Matrix Attribute Set, Matrix Attribute, Shop Quantity on Hand, Shop Unit Cost

De System ID en Matrix gegevens staan vast, omdat dit unieke gegevens zijn waar items mee herkend worden in het systeem, en hierdoor ook een vaste plek in het systeem krijgen en hun integriteit niet verliezen. Shop Quantity on Hand en Shop Unit Cost zijn niet bewerkbaar middels een import omdat voorraden niet gemakkelijk overschreven dienen te worden in het systeem. Het toevoegen en verminderen van voorraad dient op een geregistreerde wijze te gebeuren, bijvoorbeeld door middel van retouren, inkooporders, inventarisaties en verkopen. Deze importlimitatie geldt dus als een soort beveiliging tegen het maken van fouten, of tegen gesjoemel en sabotage.

Velden leegmaken met een import

Je kunt bepaalde velden of informatie van bestaande items ook verwijderen met een item import. Dit kun je doen door in het betreffende veld NULL in te typen. Als je dit veld leeg laat in een import wordt de bestaande informatie niet verwijderd, maar wordt het veld overgeslagen bij een import. De informatie blijft dan hetzelfde.

Voorbeelden van imports

Afbeeldingen toevoegen

Je kunt in een import afbeeldingen toevoegen aan zowel bestaande als nieuwe items. Belangrijk hierbij is dat de afbeeldingen allemaal in één map op je computer staan. Deze map wordt later als de afbeeldingsmap gebruikt. In het importbestand zet je als eerste in de kolom Featured Image de eerste afbeelding, en bij de overige Image kolommen de overige afbeeldingen. In deze kolommen zet je niet de afbeelding, maar de naam van het bestand erin zoals deze ook op je computer staat.


Meer informatie hierover kun je vinden in de volgende handleidingen:

Afbeeldingen indelen in item-importbestanden

Afbeeldingen importeren

Bewerken enkele items (prijs en EAN-code)

Voor het bewerken van de prijzen en EAN-codes van alleenstaande items kun je een export van je huidige voorraad maken onder Voorraad > Items. In de export kun je eigenlijk alleen de System ID laten staan, en eventueel nog de Description, zodat je weet om welk items het gaat. Vervolgens kun je de velden EAN en Price vullen. Denk er hierbij om dat bij de prijzen een punt moet staan voor decimalen, en dat het euroteken weggelaten wordt, zoals hieronder in het voorbeeld staat. Vervolgens kun je dit bestand importeren en dan zullen de EAN-codes en prijzen bijgewerkt worden.


Bewerken matrix items (Nabestellingspunten en gewenste voorraadniveaus van meerdere locaties)

Het bewerken van matrix items is in principe niet veel anders dan het bijwerken van enkele items. Beiden hebben een System ID die je kunt gebruiken. Je hoeft hierbij niet de matrix description en attribute sets te gebruiken voor het bijwerken. Voorraden kunnen niet aangepast worden via imports, maar wel de nabestellingspunten en gewenste voorraadniveaus. Deze kolommen krijgen de namen "Reorder Point" en "Reorder Level". Mocht je meerdere locaties hebben, dan dient de naam van de winkel in de kolomtitel te staan. Je krijgt dan dus als voorbeeld "Lightspeed Amsterdam - Reorder Point" en "Lightspeed Gent - Reorder Point". In het onderstaande screenshot kun je zien hoe het er ongeveer uit komt te zien, let hierbij op het streepje. Hierna kun je het bestand importeren, en zal deze informatie aangepast zijn.

Archiveren en verwijderen van items uit eCom

Als je bijvoorbeeld een groot deel van je voorraad wil weghalen uit zowel je webshop als je kassasysteem, dan kan dit op een gemakkelijke manier via de Retail import. Je gebruikt hierbij de velden "Archived" en "Publish to eCom". In dit voorbeeld willen we drie items archiveren en verwijderen uit eCom. Bij Archived vullen we dan "Yes" in, en bij "Publish to eCom" vullen we No in. Als dit geïmporteerd wordt, zullen de items verwijderd worden uit eCom, en gearchiveerd worden in Retail.

Foutenbestand en overige tips

Stel je importeert een bestand, maar het systeem geeft dan aan dat er fouten in het bestand zitten. Je kunt hierbij een foutenbestand downloaden, waarin per regel de gevonden fout staat, en de aanbevolen oplossing. Veel voorkomende fouten zijn het aanmaken van bijvoorbeeld dubbele matrix-items, voor het invullen van prijzen een komma in plaats van een punt gebruiken, attributen die vergeten zijn etc.

Meer informatie hierover kun je vinden in de volgende handleiding:

Fouten oplossen in item-importbestanden

Als laatste tip wil ik nog meegeven om bij het doen van hele grote imports eerst een kleine import te doen met 5 tot 10 items, om te zien of dit goed gaat. Het is namelijk makkelijker om fouten op te lossen in een klein bestand. 😉

Voor meer informatie over het bijwerken van items met imports kun je altijd terecht bij onze Support afdeling, of hierover informatie opzoeken in ons helpcentrum: Importeren

Mochten jullie nog vragen hebben over dit artikel, of mocht je feedback hebben, dan hoor ik dat graag in de reacties hieronder! Ook bij foutjes (kan gebeuren) hoor ik het graag, dan kan ik het gelijk bewerken.

Veel succes met importeren! 😃

Lightspeed
Roel Jongejan
Lightspeed Support Omnichannel + Restaurant
Lightspeed HQ
Log In of Registreer om te reageren.