FAQ: producten importeren

NynkeNynke Administrator, Lightspeed Staff Berichten: 372 moderator
mei 2019 aangepast in Tips, tricks en how-to’s

Hallo iedereen!


Wij als support krijgen heel veel vragen over importeren. Veel van onze klanten hebben moeite met importeren, maken fouten of zijn onzeker omdat ze bang zijn dat er van alles mis kan gaan. In deze post wil ik daarom ingaan op wat een csv bestand is, wat er komt kijken als je gaat importeren, en de meest gestelde vragen beantwoorden die wij krijgen als support. Ook als je het idee hebt een complete leek te zijn, hoop ik je hier op weg te helpen!

Let op: dit gaat om een import in Lightspeed eCom. Voor het importeren in Lightspeed Retail gelden andere instellingen!

In deze post vind je antwoord op de volgende vragen:

  • Waarvoor gebruik je een productimport?
  • Wat is een CSV bestand?
  • Wat is een scheidingsteken? Maakt het uit welk scheidingsteken ik gebruik?
  • Hoe moet ik een exportbestand openen?
  • Hoe sla ik een csv bestand op?
  • Wat is UTF-8?
  • Ik kan bij het openen en opslaan van het bestand geen scheidingsteken kiezen, waarom?
  • Als ik mijn csv bestand open staat alle informatie in één kolom, waarom?
  • Mijn hele sheet light overhoop. Valt er nog wat te redden of moet ik het bestand weggooien?
  • Waarom moet ik Excel vermijden als ik ga importeren?
  • Kan ik alle bestaande productinformatie importeren?
  • Ik wil alleen m'n voorraden bijwerken, moet ik alle data altijd importeren?
  • Welke kolommen moeten verplicht in het importbestand staan?
  • Zit er een limiet aan hoeveel producten ik tegelijk kan importeren?
  • Moet ik verplicht de namen van de kolommen aanhouden zoals in jullie voorbeeld?
  • Ik probeer de producten van de ene shop te importeren in de andere. Waarom lukt dit niet?
  • Waarom kloppen mijn EAN codes niet? Waarom staat overal EAN+12?
    Er staat dat er al een import bezig is en ik kan geen nieuwe import doen. Wat moet ik doen?
  • Ik heb via een import 10 keer dezelfde afbeelding geïmporteerd. Waarom?
  • Waarom is mijn import foutgegaan?
  • Hoe kan support jou het beste helpen met je importproblemen?
  • Algemene tips en waarschuwingen
  • Informatie help centre

Waarvoor gebruik je een productimport?

Om een grote hoeveelheid productinformatie in één keer in het systeem te krijgen of bij te werken kun je een import doen. Dit is dus bedoeld om nieuwe producten aan te maken, of bestaande producten te updaten. Om te importeren gebruik je een csv bestand, hierin staat alle data die je wilt importeren in je webshop. Dit bestand upload je in de backoffice via Tools > Imports. Vervolgens kom je op een scherm waar je moet aangeven wat je precies wilt importeren (bijvoorbeeld producten), en waar alle kolommen voor staan. Instructies voor deze laatste stap vind je in de handleiding: Importwizard: Nieuwe producten / Importwizard: Producten bewerken.

Wat is een CSV bestand?

CSV staat voor Comma-Separated Values. Dit is bestand met rijen tekst, waarbij de waardes van elkaar worden gescheiden dmv een scheidingsteken, bijvoorbeeld een komma of punt-komma. Als je zo’n bestand opent in een programma als Excel of LibreOffice, dan wordt dit bestand uitgelezen en wordt de data automatisch in kolommen geplaatst. Wat bepaalt wat in elke kolom staat? Overal waar een komma / puntkomma staat begint het systeem automatisch met een nieuwe kolom. Het scheidingsteken geeft dus letterlijk aan waar data van elkaar gescheiden wordt.

Stel, je hebt een csv bestand en je opent dit in een tekst editor als notepad. Je krijgt het volgende te zien:


Wat valt hier op?
  1. Alle data is achter elkaar geplaatst.
  2. Je ziet op verschillende plekken puntkomma’s staan.
Nu open je dit bestand in LibreOffice. Het eerste wat LibreOffice aan je vraagt is: “hoe moet ik deze tekst nou interpreteren? Hoe moet ik mijn kolommen indelen?” Er wordt je dus gevraagd om het scheidingsteken aan te geven. Jij geeft aan dat dit een puntkomma is. Perfect! Nu kan LibreOffice de data weergeven op een manier die voor jou overzichtelijk is.

Ter illustratie. Dit tekstbestandje:

wordt als volgt getoond in LibreOffice:


Een csv bestand is dus puur tekst, dat je door speciale software kunt laten uitlezen zodat het voor jou te begrijpen is. Je moet de software alleen wel vertellen hoe het deze tekst moet tonen.

Wat is een scheidingsteken? Maakt het uit welk scheidingsteken ik gebruik?

Een scheidingsteken in een csv geeft aan waar data van elkaar gescheiden wordt. Ja, het maakt veel uit welke je gebruikt! Stel, je wilt van alle producten de prijzen updaten. Grote kans dat jij komma’s gebruikt om je decimalen van je prijzen aan te geven. Als je dit bestand opslaat en een komma instelt als scheidingsteken, dan wordt je prijs verdeeld over meerdere kolommen. Hetzelfde gebeurt als je gebruik maakt van meerdere variantopties in een productset en die scheidt met komma’s, of wilt verschillende afbeeldingen tegelijk importeren. Als je ooit een csv bestand hebt proberen te uploaden waarbij alle data versprongen was, nu weet je waarom. 

Hoe moet ik een exportbestand openen?

Bij het openen van een csv bestand wordt automatisch de standaardsoftware gebruikt op jouw computer. Als je je bestand in een ander programma wilt openen klik je met je rechtermuisknop op het bestand en klik op “Openen met”. Vervolgens selecteer je het programma naar wens. Als je met LibreOffice werkt moet je daarna de instellingen selecteren, dit zijn:
  • Tekenset: UTF-8
  • Scheidingsteken: ; (selecteer alleen puntkomma!) 

Hoe sla ik een csv bestand op?

Als je klaar bent met het wijzigen van je csv bestand, dan moet je het met de juiste instellingen opslaan. Als je gebruik maakt van LibreOffice slaat het programma het bestand vaak op als ODF (Open Document Format). Je moet dan csv selecteren als format. Vervolgens selecteer je het scheidingsteken, door bij het opslaan “Edit filter settings” te selecteren:


Wat is UTF-8?

UTF-8 is een tekenset die ontwikkeld is zodat jouw computer verschillende talen correct kan weergeven. Een computer kan namelijk niet goed overweg met speciale tekens zoals é ë of ø. Voorbeeld: een Franse computer is zo ingesteld dat Franse tekst geen probleem is, maar die weet zich weer geen raad met een ñ. Daarom is UTF-8 ontwikkeld, zodat alle computers alle tekst op dezelfde manier coderen en decoderen. Heb jij dus Duits en Frans in je webshop? Let er dan extra op dat je de juiste tekenset selecteert!

Ik kan bij het openen en opslaan van het bestand geen scheidingsteken kiezen, waarom?

In dit geval maak je gebruik van software waarbij dit niet of moeilijk kan. Dit is het geval als je Microsoft Excel gebruikt. Daarom raden wij altijd aan met een programma als LibreOffice te werken, waarbij je de instellingen makkelijk aan kunt passen. 

Als ik mijn csv bestand open staat alle informatie in één kolom, waarom?

Soms open je een bestand en krijg je zoiets te zien:


Bij het openen van een csv bestand moet je allereerst aangeven welk scheidingsteken gebruikt wordt zodat de software jouw data goed kan tonen. Als je vervolgens klaar bent met het bewerken van je bestand kun je ook weer aangeven met welk scheidingsteken dit bestand moet worden opgeslagen. Bij het opslaan van dit bestand stond een komma ingesteld. Als je zo’n bestand vervolgens weer opent en dan geen komma selecteert als scheidingsteken, dan krijg je dus te zien wat er op bovenstaande screenshot staat. 

Mijn hele sheet ligt overhoop. Valt er nog wat te redden of moet ik het bestand weggooien?

In dit geval kun je vaak beter overnieuw beginnen. Je kunt met LibreOffice wel meerdere scheidingstekens aangeven, maar dan loop je dus het risico dat al je data op willekeurige plekken versprongen is. Als je bij je producten bijvoorbeeld soms gebruik maakt van een productset met meerdere opties, maar niet altijd, dan weet je dat bij sommige rijen die data versprongen is en bij andere niet. Je zult in dat geval handmatig alles moeten doorlopen om te kijken of het nog goed staat. Als je echter een bestand hebt waarin je weinig/geen data hebt staan met komma’s, bijvoorbeeld als je je voorraden wilt updaten, dan moet dit geen probleem zijn. Let er vervolgens wel op dat je bij het opslaan alleen puntkomma selecteert als scheidingsteken.

Waarom moet ik Excel vermijden als ik ga importeren?

Excel is een fantastisch programma om mee te werken, maar als je het wilt gebruiken om producten te importeren is het niet ideaal. Dt komt met name door drie redenen:
  • Scheidingsteken: Als je een csv bestand opent en opslaat in Excel kun geen scheidingsteken kiezen.
  • Decimaalteken: Excel neemt automatisch de instellingen van je computer over. Dit houdt in dat als jij in Europa woont, Excel er vanuit gaat dat jij een komma gebruikt als decimaalteken. Als je dan een csv bestand opent waarin bij al je prijzen punten staan, dan herkent Excel niet dat het om prijzen gaat. Wil je dan via een formule korting gaan bereken, dan krijg je een foutmelding. Je kunt hier omheen werken door die kolom anders in te stellen zodat het de prijzen anders uitleest, of je moet alle punten laten vervangen door een komma.  In beide gevallen ben je vaak veel tijd kwijt.
  • Tekenset: bij Excel kun je ook de tekenset niet aanpassen. Als je alleen Nederlands of Engels in je shop hebt is dit nog niet zo’n probleem, maar met een taal als Duits of Frans gebruik je veel accenten in je teksten. Een computer heeft moeite met het uitlezen en tonen van letters met accenten. Daarom is de tekenset UTF-8 ontwikkeld. Als je die niet gebruikt en je slaat zo’n bestand op, dan komen er rare tekens in je teksten te staan.

Kan ik alle bestaande productinformatie importeren?

Nee. De belangrijkste productdata kun je importeren, maar niet alles. In deze handleiding vind je een overzicht van alle gegevens die je kunt importeren: Lijst met alle opties in de product-CSV.

Ik wil alleen m’n voorraden bijwerken, moet ik al m’n data importeren?

Nee, doe dit aub niet! Verwijder alle kolommen die je niet aan wilt passen uit het bestand. Je hoeft alleen de relevante kolommen te laten staan, de rest hoef je niet mee te nemen in een import. 

Welke kolommen moeten verplicht in het importbestand staan?

De kolommen die je gebruikt om data te matchen (dit zijn Internal ID, artikelcode, SKU of EAN) + de kolommen van de data die je bij wilt werken.

Zit er een limiet aan hoeveel ik tegelijk kan importeren?

Ja. Je kunt 1000 rijen met nieuwe producten in één keer importeren. Je kunt 10.000 rijen tegelijk importeren wanneer je producten bijwerkt.

Moet ik verplicht de namen van de kolommen aanhouden zoals in jullie voorbeeld?

Nee, op zich hoeft dit niet. Stel, jij hebt een csv bestand met een kolom genaamd ‘btw’. Je kunt dan in de importwizard aangeven dat de kolom die in jouw bestand ‘btw’ heet, correspondeert met de kolom die wij ‘Tax’ noemen. In theorie moet dit altijd goed gaan, maar wij raden af om dit zo te doen. Waarom? In zo’n geval gebruik je vaak een extern csv bestand, wat meestal anders is geformatteerd dan eentje van ons. Als je zo’n sheet importeert komt de data vaak niet goed in ons systeem. De naam van het kolom is dus niet het probleem, maar hoe het bestand is opgeslagen.

Ik probeer de producten van de ene shop te importeren in de andere. Waarom lukt dit niet?

Dit kan verschillende redenen hebben, maar wat we vaak zien is dat de talen in shop A niet overeenkomen met die van shop B. Dit hoeft niet persé een probleem te zijn. Voorbeeld:
  • Je hebt een B2C webshop en wilt nu een B2B webshop erbij beginnen. In je B2C shop gebruik je Nederlands en Engels, maar in je B2B shop alleen Engels. Je wilt je producten importeren van B2C naar B2B. Dit is geen probleem, want je B2B shop heeft alleen Engelse productinformatie nodig, en die wordt meegenomen vanuit je B2C shop. Het Nederlands kun je in je csv bestand laten staan, dit zal geen problemen opleveren.
  • Je hebt al een goed-lopende webshop voor de Nederlandse markt en wilt uitbreiden naar België. Omdat je duidelijk verschil maakt in je producten en marketing besluit je een volledig nieuwe webshop te beginnen, maar de helft van je Nederlandse producten kun je ook in je Belgische shop zetten. Voor je Nederlandse shop gebruik je Nederlands en Engels, voor je Belgische shop gebruik je Nederlands, Frans en Engels. Als je je producten probeert te importeren krijgt je echter steeds foutmeldingen en er worden geen producten aangemaakt. Waarom? Als je een product aanmaakt zijn de Titel en Lange titel in alle talen verplicht. In dit voorbeeld missen die voor de Franse taal en je producten worden daarom niet aangemaakt.
Stel, je bevindt je in zo’n situatie en wil je snel aan de slag met je Belgische webshop. Hoe los je dit dan op? Kopieer de kolommen NL_Title_Short en NL_Title_Long en verander vervolgens de namen naar FR_Title_Short en FR_Title_long. Je kunt de Franse producttitels later altijd bijwerken met een import.

Waarom kloppen mijn EAN codes niet? Waarom staat overal EAN+12?

Dit komt omdat je EAN codes vaak 13 cijfers zijn, daarom maakt Excel hier automatisch +12 van. Als je met je muis op de cel gaat staan en naar de functiebalk er boven kijkt, dan zie je dat de oorspronkelijke EAN code onthouden is. Dit heeft dus te maken met de opmaak van de cel. Je kunt dit oplossen door die cellen te formatteren als Getal:


Er staat dat er al een import bezig is en ik kan geen nieuwe import doen. Wat moet ik doen?

Ga naar Tools > Imports en zoek naar de import waar “in behandeling” bij staat, deze kun je verwijderen. Vervolgens kun je een nieuwe import doen.

Ik heb via een import 10 keer dezelfde afbeelding geïmporteerd. Waarom?

Dit gebeurt als je al producten met varianten hebt aangemaakt, maar zonder afbeeldingen. Als je vervolgens de afbeeldingen wilt importeren, maak je ze meerdere keren aan. Dit gebeurt vooral als je producten van de ene shop naar de andere shop importeert. Voorbeeld: je hebt een ’t shirt in 3 maten, die informatie exporteer je. In het CSV bestand zie het volgende:


Als je deze informatie importeert maakt hij voor dat product drie keer dezelfde afbeelding aan.

Waarom is mijn import foutgegaan?

Je kunt bij je Import naar errors gaan, en je kunt aan de melding zien wat er precies fout gaat. Mocht je er niet uitkomen met onze documentatie en deze FAQ, neem dan contact op met Support. 

Hoe kan support jou het beste helpen met je importproblemen?

Mocht je na al deze informatie nog steeds geen idee hebben wat er steeds fout gaat met je import, neem dan gerust contact op met support! Omdat importproblemen zoveel uiteenlopen, willen we wel aan je vragen ons op de juiste manier te benaderen. Bij voorkeur doe je het volgende:
  • Stuur eerst altijd een ticket in via het help centre, ook als je telefonisch contact met ons zoekt. Hou in dat geval je ticketnummer bij de hand. Als je vervolgens met iemand van support spreekt hebben wij meteen de juiste informatie bij de hand.
  • Als je telefonisch contact met ons zoekt, zorg er voor dat je Teamviewer op je computer hebt geïnstalleerd, voordat je contact met ons opneemt! Een quick-support link vind je hier: https://ecom-support.lightspeedhq.com/hc/nl/requests/new
  • Voeg altijd het csv bestand waar je in aan het werk was bij dit ticket, dan kunnen wij het hier ook bekijken. Zonder jouw csv bestand kunnen wij niet zien wat er mis is met jouw csv bestand.
  • Voeg screenshots bij van de producten waarmee het mis is gegaan.
  • Voeg bij voorkeur screenshots bij van je hele scherm. Zorg ervoor dat de url in de adresbalk zichtbaar is.
  • Voeg links toe in je ticket van de relevante producten.
  • Geef ons liever vijf voorbeelden ipv één.
  • Wees zo duidelijk mogelijk in je probleemomschrijving.

Algemene tips en waarschuwingen:

  • Lightspeed heeft lange tijd OpenOffice geadviseerd voor het importeren, maar de ontwikkelaars van deze software zijn langzaam met updates. Daarom raden we aan gebruik te maken van LibreOffice. Deze software werkt nagenoeg hetzelfde als OpenOffice, en hoewel het een iets zwaarder programma is, werkt het stabieler.
  • Voordat je veel producten gaat aanmaken of bijwerken, test altijd eerst met 5-10 producten!!! Mocht er iets mis gaan met de import, dan kun je dit nog makkelijk herstellen. Ook als je hartstikke technisch bent, bespaar jezelf de hoofdpijn als je straks door een kleine fout handmatig 10000 producten moet verwijderen. Dit laatste kan namelijk niet in bulk en wij als Support hebben ook geen mogelijkheden om dit voor je te doen.
  • Nogmaals: jij bent zelf verantwoordelijk voor enige negatieve gevolgen van verkeerd importeren. Wij kunnen geen backup terugzetten of je fouten zomaar terugdraaien.
  • Wij als Support mogen geen productimport doen voor een klant. Vraag dit nooit aan ons!
  • Wil je dat iemand de import voor je doet? Wij hebben hier partners voor! Hiervoor vul je het contactformulier in op deze pagina in: https://www.lightspeedhq.nl/ecommerce/maatwerk/

Help centre


In ons help centre staat al een boel informatie over importeren. De informatie in deze post is aanvullend. Lees bij voorkeer ook de handleiding door:
Als laatste wil ik jullie het volgende meegeven: neem verantwoordelijkheid voor jouw eigen import. Hiermee bedoel ik: test eerst je import zelf, en probeer eerst zelf te kijken of je achter de oorzaak van het probleem kunt komen, en stuur ons relevante en complete informatie als je contact opneemt met support. Wij zien bij heel veel klanten dat hun importproblemen gewoon uitgelegd staan in de handleiding, of veroorzaakt worden door het gebruik van Excel. Je kunt jezelf zoveel frustratie besparen als je eerst zelf op onderzoek gaat!

Desalniettemin, wij helpen onze klanten graag met al hun vragen en problemen. Dit geldt ook voor kleine dingen zijn omdat je ons systeem nog niet helemaal onder de knie hebt, of als je iets verkeerd hebt gedaan en gewoon niet ziet waar dit aan kan liggen. Neem aub contact met ons op voor als je hulp nodig hebt!

Mochten jullie nog vragen hebben over importeren, dit is de perfecte plek om ze te stellen! Ook als er vragen missen in deze FAQ, geef het aan in een comment en ik zal ze toevoegen.

Veel succes met importeren! 
Post edited by Maartje on
eCom support nummer: +31 20 808 63 58
Klik hier om een terugbelverzoek in te dienen.
Voor algemene vragen en informatie, ga naar het helpcentrum

8 reacties

  • Johan_HuynenJohan_Huynen Member Berichten: 1
    Feedback op dit onderdeel:

    'Zit er een limiet aan hoeveel ik tegelijk kan importeren?'

    Ja. Je kunt 10000 rijen tegelijk importeren in Lightspeed eCom.'

    Ik denk dat het van belang is, om hierbij aan te geven dat het aantal te importeren nieuwe producten beperkt is tot 1000.

    Dus stel, je hebt 250 producten in vier varianten (bijvoorbeeld bij kleding maat S, M, L en XL), dan zit je al aan unieke 1000 SKU's en kun je dus effectief slechts 250 producten importeren.

    Het vermelde aantal van 10.000 heeft betrekking op het doorvoeren van wijzigingen op bestaande producten, die dus al in de productdatabase staan van je shop. Dit is dus een update functie, geen create functie (vanuit de CRUD matrix gezien).

    Dus lang verhaal kort: het importeren van 10.000 nieuwe producten is niet mogelijk. Het maximaal aantal uniek SKU's is en blijft 1000. Zo staat het tevens omschreven in de Lightspeed Platform limieten;

    https://ecom-support.lightspeedhq.com/hc/nl/articles/220320508-Platformlimieten

    Nu begrijp ik volkomen, dat de performance van het Lightspeed platform gegarandeerd dient te worden, en dat er dus paal en perk gesteld dient te worden aan de belasting van de productdatabase door dit soort imports.

    De snelheid van het platform is immers een van de onderscheidende eigenschappen, dus dient deze gehandhaafd te blijven.

    Desondanks vraag ik me af, of er geen mogelijkheid kan worden gecreëerd om het aantal te importeren nieuwe producten te vergroten. De limiet van 1000 nieuwe producten kan in de praktijk toch vrij krapjes uitpakken, zeker als je een bestaande shop naar Lightspeed wenst te migreren. 

    Wellicht is het mogelijk om de limiet op te hogen, waarbij de regel geldt dat alle imports groter dan 1000 producten pas in de nacht kunnen worden doorgevoerd?

    Op die manier kunnen ondernemers beter uit de voeten qua aantallen, terwijl de performance van het Lightspeed platform blijft gewaarborgd omdat de upload in de nacht plaatsvindt. Dan ondervinden andere gebruikers en consumenten er geen hinder van.

    Ik ben benieuwd naar de eventuele mogelijkheden!

    Groet, 

    Johan 


  • basielbasiel Member Berichten: 21
    Wat is de beste manier om bij elke productvariant, een correcte foto te hebben bij de import ( ik maak gebruik van omnichannel, dus import doe ik via Retail ). Het lukt mij om de foto's te importeren, maar bij elke variant op Ecom, moet ik manueel aanduiden met welke foto dit overeenkomt. Dit is heel tijdrovend.
    mvg
    Basiel
  • FOOFOO Member Berichten: 761 
    @Johan_Huynen: je kunt ook je import in meerdere bestanden opdelen en meerdere imports achter elkaar draaien. 

    @Basiel: Sorry, ik gebruik geen varianten.
    John | Fietsonderdelen Outlet
    De meeste Fietsonderdelen voor de laagste Prijzen
  • Dennis VerboomDennis Verboom Member Berichten: 11
    Kan iemand mij uitleggen hoe ik nieuwe producten kan importeren? Hoe snapt het platform dat je producten met een variant importeert ?
  • FOOFOO Member Berichten: 761 
    Maak even handmatig een testproduct met varianten aan. Als je dan een export draait van je producten, kun je vast zien hoe dit werkt. 
    Ik werk zelf niet met varianten, dus geen ervaring mee. 
    John | Fietsonderdelen Outlet
    De meeste Fietsonderdelen voor de laagste Prijzen
  • Di-Jo HeemskerkDi-Jo Heemskerk Member Berichten: 77 ✭
    Kan iemand mij uitleggen hoe ik nieuwe producten kan importeren? Hoe snapt het platform dat je producten met een variant importeert ?
    als internal_id hetzelfde is als een ander product dan ziet hij het als een variant dus
    BestBuyHoesjes.nl - Bescherm je telefoon in stijl
  • Dennis VerboomDennis Verboom Member Berichten: 11
    Kan iemand mij uitleggen hoe ik nieuwe producten kan importeren? Hoe snapt het platform dat je producten met een variant importeert ?
    als internal_id hetzelfde is als een ander product dan ziet hij het als een variant dus
    Als het product nog niet bestaat in Lightspeed dan moet ik er zelf een internal_id aan hangen ?

    Thanks voor jullie antwoorden :smile:
  • Dave0701Dave0701 Member Berichten: 146 ✭
    Misschien ook een keer handig voor jullie om alle namen in de velden na te kijken bij het importeren. Jullie vertalen een deel maar ook een deel niet.
    Of je doet alles in het nederlands of alles in het engels en niet half half.

    Tevens niemand snapt het verschil tussen
    Variant-Volume eenheid
    En Variant-Volumeenheid

    Zelfde als "gewicht eenheid" en "gewichteenheid"
    Wie heeft dat bedacht? 🤔🤪


Log In of Registreer om te reageren.