Klant archiveren = klant verwijderen

Paula · mei 2018

Let op: wij wilden gister even uitproberen wat klant archiveren betekent, dus één van onze testaccounts "gearchiveerd". Blijkt dus dat archiveren gewoon verwijderen is! Wat ons betreft een beetje een misleidende term, aangezien archiveren meestal betekent dat je het ergens in onder kan brengen, bijvoorbeeld in diverse groepen of mapjes. Maar archiveer je een klant account, dan is die gewoon echt weg!

Sharlene · mei 2018

Hi @Paula, dit klopt inderdaad. Om het wat duidelijker te maken: deze optie heette dus voorheen 'Klant verwijderen', maar is hernoemt naar 'Klant Archiveren' in verband met de GDPR wetgeving. Voor de webwinkeleigenaar veranderd er niks aan deze functie, de klant wordt vervolgens uit de webshop verwijderd en is dus niet meer op een andere plek terug te vinden.

Paula · mei 2018

Maar waarom archiveren? Waarom mag het geen "verwijderen" meer heten? Ik ben blij dat ik het met 1 van onze testaccounts heb gedaan, want anders was het niet echt grappig geweest...

MNT · mei 2018

Verdwijnen dan ook de bestellingen en facturen? Of puur de klant zodat je daar niet meer op kunt zoeken en geen nieuwe bestelling kunt aanmaken?

Sharlene · mei 2018

@Paula, ik snap de verwarring! Maar er is gekozen voor de term archiveren omdat klanten momenteel nog niet volledig verwijderd worden. Dus om beter aan te geven wat de knop ook daadwerkelijk doet. Wel wordt er gewerkt aan een tool die klanten definitief kan verwijderen. Dat houdt in dat er dan kan worden bekeken welke klanten gearchiveerd zijn, de klanten die dan gearchiveerd zijn kunnen dan daarna ook nog volledig verwijderd worden. Ik hoop dat het zo wat duidelijker is

@MNT, in dit geval gaat het inderdaad puur om de klant die verwijderd wordt uit je klantenbestand, bestellingen en facturen blijven wel staan.

Paula · mei 2018

@Sharlene , dan is het inderdaad wat logischer. Het is als ik het goed begrijp dus een soort "tussenstap". Toch zou ik het logischer vinden als jullie de term archiveren pas gebruiken op het moment dát er ook daadwerkelijk gearchiveerd kan worden en het tot die tijd gewoon verwijderen noemen. Dit om "ongelukjes" te voorkomen zoals nu bij ons.

KlaasHaarsma · mei 2018

Kan Lightspeed aan een eis voldoen als er gevraagd wordt om klantgegevens volledig te verwijderen. Hoe te handelen in zo'n geval?

Zie hier een voorbeeld van wat er gevraagd kan worden: https://www.klachtenkompas.nl/bedrijf/wehkamp.nl/klachten/graag-verwijdering-van-al-mijn-gegevens-bij-wehkamp-(zesde-poging)./details?complaintId=40c39886-c0d2-4c63-9b27-2d8a13bc868b

Sharmany · mei 2018

@KlaasHaarsma Hoe te handelen is denk ik in de eerste plaats vragen hoe het komt dat een klant zo'n zuurpruim is geworden. Dit is bewust proberen een bedrijf boetes aan te smeren.

Het klant verwijderen lijkt goed te werken. Oude bestellingen staan wel nog op de verwijderde naam.
Ik vermoed dat Lightspeed bezig zal zijn met iets dat je van oude bestellingen naam en adres kan anonimiseren, dan is het niet meer herleidbaar naar een persoon. Gewoon een bestelling verwijderen lijkt me ook niet juridisch te kloppen.

Zulke mensen zouden ze overigens moeten verbieden om ook maar ergens klant te zijn. Laat ze verhuizen naar buiten de EU ofzo, daar heb je geen AVG

Nynke · mei 2018

Hi @KlaasHaarsma en @Sharmany. We zijn inderdaad nog bezig met het vinden van een elegante oplossing om klantgegevens helemaal te verwijderen. Een klantaccount verwijderen/archiveren kan dus wel, maar er staat ook nog persoonlijke data gekoppeld aan een order, dus wat hiermee moet gebeuren zijn we nog over aan het nadenken.

De richtlijnen vanuit de wetgeving zijn erg algemeen, dus het vergt iets meer tijd om wat te vinden voor al onze retail, resto en ecom klanten. Wat ik hiermee bedoel is dat shopeigenaren nu nog niet zelf de volledige klantgegevens kunnen verwijderen, dit zal nog even via ons moeten.

Mocht je in de tussentijd een verzoek krijgen tot verwijderen van klantgegevens, dan kun je dit doorsturen naar [email protected]tspeedhq.com en dan zullen we dit verder afhandelen. Hoe dit verwijderen van gegevens er precies uitziet kan ik je nu niet vertellen, ook dit is nog iets waar we een oplossing voor aan het zoeken zijn.

KolliesParts · mei 2018

@Nynke: Worden wij als klant per mail geïnformeerd over wat er nu klaar is m.b.t. de AVG en wat Lightspeed nog niet klaar heeft op 25 mei? Er zullen heel veel klanten zijn die er nu vanuit gaan dat Lightspeed per 25 mei de zaken op orde heeft maar die niet het forum bezoeken. Daarnaast wil ik nog even melden dat ik het echt heel schandelijk vind dat Lightspeed niet op tijd klaar is en zich nu gaat verschuilen achter de richtlijnen vanuit de wetgeving!

KlaasHaarsma · mei 2018

@Nynke, ook ik vind het teleurstellend dat Lightspeed na twee jaar voorbereiding zijn zaakjes (lees AVG-vereisten) (nog) niet voorelkaar heeft. En daarmee haar webshophouders dupeert of noodgedwongen verwijst naar externe partijen om dingen geregeld te krijgen.

Nynke · mei 2018

@KolliesParts @KlaasHaarsma het enige gebied waar ons ecom platform nog niet compliant is, is de Google Analytics integratie die nog geen rekening houdt met de cookies. We zijn hard aan het werk om dit voor elkaar te krijgen, maar ik kan niet garanderen dat dit voor morgen geregeld is.

Verder is ons systeem compliant. Je kunt klantdata laten verwijderen, het zal alleen nog even via ons moeten. Waar we nog over aan het nadenken zijn, is hoe dit precies in de praktijk uit komt te zien. Je moet hier namelijk rekening houden met je verplichtingen richting de belastingdienst (je moet 5 jaar lang je facturen bewaren), maar ook met de GDPR richtlijn dat je data niet langer dan nodig bewaart, en dat de data relevant moet zijn. Iets als 'langer dan nodig' is geen harde termijn en 'relevante data' heeft geen exact betekenis. Het vergt dus extra denkwerk van onze kant wat dan precies verwijderd wordt en wat bewaard moet blijven en hoe lang.

Desalniettemin, een klant kan data opvragen en data laten verwijderen. Een shopeigenaar moet dit verzoek nu nog doorsturen naar ons, maar ons platform is technisch zo ingericht dat wij in staat zijn het verzoek van de klant in te willigen. Hier komt verder geen derde partij bij kijken.

Waar je eventueel wel een derde partij voor nodig hebt, is om na te gaan of jij je webshop zo ingericht hebt dat alles GDPR compliant is. Wij als Lightspeed stellen jou als shopeigenaar in staat om je webshop compliant te krijgen, maar wij zijn er niet verantwoordelijk voor en controleren ook niet dat onze klanten zich hier aan houden.

KolliesParts · mei 2018

@Nynke: Waarom beginnen jullie nu pas met nadenken? Kon dat niet een jaar geleden toen alle spelregels omtrent AVG al bekend waren? Het komt echt heel erg amateuristisch over op mij en waarschijnlijk nog veel meer klanten.
Kun je antwoord geven op mijn vraag of wij als klanten nog per mail geïnformeerd gaan worden?

Nynke · mei 2018

@KolliesParts wij zijn al tijden druk bezig met de voorbereidingen omtrent GDPR op de achtergrond. Hier is een heel team van specialisten voor ingeschakeld, zowel intern als extern, om te voldoen aan deze voorwaarden. Dat jullie als klanten hier niks van mee hebben gekregen klopt inderdaad.

Qua communicatie naar buiten toe hebben we in de afgelopen maanden op verschillende momenten emails uitgestuurd. Dit betreft onder andere algemene informatie over dat de GDPR, de verwerkersovereenkomst, en de daadwerkelijke overeenkomst zelf.

Verder hebben we een pagina gepubliceerd met algemene vragen en informatie over de GDPR: https://www.lightspeedhq.nl/gdpr/. De exacte publicatiedatum hiervan weet ik niet, maar dit is mid februari op z'n laatst geweest. Tevens hebben we een blogartikel geplaatst met updates over waar we aan gewerkt hebben en wat klanten nu nog kunnen ondernemen: https://www.lightspeedhq.nl/blog/lightspeed-x-avg/.

Naast de officiële emails en artikelen is er nog informatie beschikbaar op dit forum, waar we al in februari de eerste post hebben geplaatst om klanten in te lichten. Tevens hebben alle klanten hun vragen aan support kunnen stellen, evenals direct aan het gdpr team via [email protected]

De Google Analytics integratie is toevallig iets waarbij we er pas laat achter zijn gekomen dat die de cookiemelding negeert, vandaar dat dit het enige is waar nog aan gewerkt wordt. We zullen over deze ene bug geen aparte email uitsturen. Wel is er een artikel in de maak met nog een update over waar we allemaal aan gewerkt hebben en wat onze klanten eventueel nog kunnen doen, ik weet alleen niet wanneer deze verstuurd gaat worden.

KolliesParts · mei 2018

@Nynke: Ik blijf het amateuristisch vinden....
Jullie verschaffen inderdaad veel informatie maar van de 2 zaken die geregeld hadden moeten zijn op 25 mei door Lightspeed (verwerkersovereenkomst en de cookiebalk) is de cookie balk niet klaar.
Als ik een cookiebalk wil die AVG proof is dan moet ik kosten maken. Worden deze op mijn Lightspeed rekening in mindering gebracht? Aangezien jullie niet voldoen aan de wettelijke eisen lijkt mij niet meer dan redelijk!

Nynke · mei 2018

@KolliesParts de cookiebar is in orde en compliant, het probleem zit hem in de Google Analytics integratie; die plaatst cookies ook als klanten de melding negeren of niet akkoord gaan met cookies.

Het probleem is op te lossen door een script met cookie conditions direct in de thema editor te plaatsen. We zijn toevallig intern bezig met het ontwikkelen van een goed Enhanced Analytics script. Voor het Conform Plus thema hebben we dit al werkende, voor andere thema's zijn we nog bezig of is het even puzzelen. Als je wilt dat we dit voor je plaatsen, stuur een ticket in via het helpcentrum en dan gaan we voor je bezig (de huidige integratie wordt dan gedeactiveerd). Het cookie / GDPR probleem is daarmee opgelost en je hebt meteen de enhanced ecommerce features.

Mocht je compensatie voor iets willen, dit verzoek kun je ook indienen via het helpcentrum.

JohanJ · mei 2018

@Nynke, als ik het mis heb moet je het zeggen maar volgens mij is de cookiebar niet compliant omdat je geen keuze kunt maken tussen de verschillende cookies. Je kunt nu alleen maar kiezen tussen ofwel alle cookies plaatsen ofwel geen cookies plaatsen. Voor zover ik weet moet je een keuze kunnen maken tussen de verschillende cookie categoriën, zoals dat wel kan op de manier die je in eerste instantie aanraadde. Daar was alleen het probleem dat de keuzevakjes al aangevinkt zijn. Dat is mijns inziens alsnog een betere optie dan de alles of niets optie.
Nogmaals: als ik dat verkeerd zie wil ik het heel graag weten.

Nynke · mei 2018

Hi @JohanJ. Het is niet verplicht om klanten een keuze aan te bieden tussen verschillende cookies. Een ja/nee keuze om cookies te weigeren of accepteren is voldoende.

JohanJ · mei 2018

Ik zie nu inderdaad de volgende tekst bij IMU:
Het gedeelte over het opsplitsen van de cookies op je website en het aan of uitzetten van deze verschillende segmenten door je bezoeker is op 25 mei nog niet verplicht.
https://imu.nl/internet-marketing/eprivacy-verordening-avg-cookiemelding/

Blijkbaar wordt dat nog geregeld in een toekomstige e-privacy verordening.

Sharmany · juli 2018

Misschien komt het omdat het maandagochtend is, maar ik zie de AVG verwijder knop voor een klant even niet staan. Kan iemand me even een screenshot sturen ofzo?

JohanJ · juli 2018

@Sharmany een screenshot lukt hier even niet maar in het onderdeel " Klanten" staat onder in het menu (onder Tickets) het onderdeel "AVG".

Sharmany · juli 2018

@JohanJ Thanx, maar daar staat bij mij helaas niets.

JohanJ · juli 2018

@Sharmany kan het zijn dat jullie meerdere accounts gebruiken en dat je geen hoofdgebruiker bent? Dan kun je het als het goed is wel op het hoofdaccount zien. Zo niet, weet ik niet wat de oorzaak is.

Nynke · juli 2018

@Sharmany je moet hier inderdaad de hoofdgebruiker voor zijn.

Sharmany · juli 2018

Aah, dat wist ik niet. Maar dan is het mysterie iig opgelost. Dank voor de hulp

Klant archiveren = klant verwijderen

24 reacties